Quien ocupe este rol será responsable de brindar apoyo administrativo y operativo a la organización, además de gestionar la recepción de la empresa. Buscamos alguien que combine profesionalismo con calidez, y que disfrute apoyar a otros, mantener la oficina en orden y aportar ideas para mejorar. Este puesto es clave para garantizar el buen funcionamiento de la oficina y una experiencia positiva para clientes, colaboradores y proveedores.
Día a día del Administrative Assistant:
- Recepción y atención al cliente
- Atender y dirigir llamadas telefónicas, tomando mensajes cuando sea necesario.
- Recibir, guiar y atender a visitantes, clientes y proveedores, brindando una experiencia cordial y profesional.
- Gestión administrativa
- Manejar la correspondencia entrante y saliente, incluyendo correo electrónico, paquetería y notificaciones.
- Registrar, organizar y archivar documentos administrativos.
- Programar citas, reuniones y coordinar el uso de salas.
- Apoyar en la elaboración de informes, presentaciones y documentos internos.
- Mantener inventario y coordinar el suministro de materiales de oficina.
- Contabilidad básica y control interno
- Registrar facturas recibidas y apoyar en la organización de documentos para el departamento contable.
- Gestionar solicitudes de caja chica y dar seguimiento a entregas y reembolsos.
- Apoyo operativo e iniciativas internas
- Coordinar actividades internas, eventos del equipo, celebraciones o iniciativas de bienestar.
- Colaborar en la organización logística de reuniones, visitas corporativas y actividades especiales.
- Contribuir con ideas creativas para mejorar la experiencia interna y el ambiente de oficina.
- Mantenimiento general del orden y entorno
- Coordinar servicios con proveedores cuando sea necesario (mensajería, cafetería, mantenimiento, etc.)
- Asegurar que la recepción y espacios comunes estén limpios, organizados y presentables.
Nuestro Administrative Assistant debe tener:
- Licenciatura en Administración, Secretariado o carreras afines (deseable).
- Experiencia previa como asistente administrativa, recepcionista o en roles administrativos similares.
- Manejo sólido de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y herramientas de gestión administrativa.
- Inglés intermedio (deseable).
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar y trabajar bajo presión.
- Alto nivel de organización, atención al detalle y cumplimiento.
- Actitud amable, profesional y orientada al servicio.
- Proactividad, creatividad y disposición para proponer mejoras o apoyar actividades internas.